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Wirkungsvolle Steuerung sicherstellen

Walk-the-talk - sichtbare BPI-Projekte mit ausreichend Ressourcen

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Strategische Steuerung heißt auch „Nein“ sagen zu können.

In einfachen Worten bedeutet das: Wir wollen nicht nur irgendetwas verbessern, sondern wir wollen genau wissen, WAS wir WANN tun, WARUM wir es tun und ob es wirklich

Zielsatz​

Hohe Transparenz bei der BPM-Optimierungs-Roadmap sicherstellen​

Ziel ist es, durch eine transparente Prozessoptimierungs-Roadmap eine fundierte Planung und verlässliche Steuerung aller Verbesserungsmaßnahmen zu gewährleisten.

Wertbeitrag (Value Contribution)​

  • Strategischer Wertbeitrag: „Die richtigen Prioritäten“. Ohne Transparenz in der Roadmap entstehen oft „Insel-Optimierungen“, die dem Gesamtunternehmen kaum nützen.
  • Operativer Wertbeitrag: „Verlässlichkeit & Speed“. Eine "verlässliche Steuerung" verwandelt gute Ideen in messbare Ergebnisse.
  • Kultureller Wertbeitrag: „Vertrauen & Akzeptanz“. Dies zahlt direkt auf das BPM-Leadership und die Mitarbeiterorientierung ein.

PIs - Performance Indicators​

Kennzahlen und Zielwerte​

KennzahlenZielwerte (Targets)
Bekanntheitsgrad des Projektportfolios für Prozessoptimierungs-Projekte> 60%
Projekterfolgsquote innerhalb des Projektportfolios> 70%
Termintreue - Anzahl Milestones vs. erreichte / verpasste Milestones> 70%

Maßnahme​

Durch die Einführung eines quartalsweisen Reifegrad-Reportings stellen wir sicher, dass Engpässe in der Prozessentwicklung sofort identifiziert werden und Optimierungsmaßnahmen eingeleitet werden können.

  • Abhängigkeits-Mapping: Visuelle Darstellung, welche Prozessoptimierungen aufeinander aufbauen (z. B. „Wir können den Rechnungs-Workflow erst automatisieren, wenn die Stammdaten bereinigt sind“). BPM Council): Ein Gremium aus Prozessverantwortlichen (Process Owners) und Management, das quartalsweise über die Roadmap entscheidet und Prioritäten nachschärft.
  • Etablierung einer "Single Source of Truth" (Transparenz). Zentrales Projekt-Portfolio-Board. Anwendung eines visuellen Tools (z. B. Kanban-Board), in dem alle BPI - Optimierungsvorhaben mit Status, Verantwortlichen und strategischem Bezug gelistet sind. Standardisierte Steckbriefe: Jeder Optimierungswunsch muss ein einheitliches Format durchlaufen (Business Case, betroffene Prozesse, erwarteter Outcome), bevor er in die Roadmap aufgenommen wird. Regelmäßiger „Process-Review-Cycle“: Monatliche Status-Updates für alle Stakeholder, um Fortschritte und Blocker sichtbar zu machen.
  • Anwenden eines Priorisierungs-Frameworks (Fundierte Planung). Scoring-Modell (Nutzen-Aufwand-Matrix): Bewertung jeder Maßnahme nach strategischem Impact (z. B. Kundenzufriedenheit, Kostenersparnis) vs. Realisierungsaufwand (Zeit, IT-Ressourcen). Abhängigkeits-Mapping: Visuelle Darstellung, welche Prozessoptimierungen aufeinander aufbauen (z. B. „Wir können den Rechnungs-Workflow erst automatisieren, wenn die Stammdaten bereinigt sind“).
  • Messung des Wirkungsgrades (Strategischer Wertbeitrag). Nutzen-Monitoring (Post-Implementation-Review): Drei bis sechs Monate nach Abschluss einer Maßnahme wird geprüft: Wurde der geplante Outcome (z. B. 20 % schnellere Durchlaufzeit) wirklich erreicht? Roadmap-KPIs: Messung der "Roadmap-Velocity" (Wie viele Maßnahmen werden pro Quartal abgeschlossen?) und der "Planungstreue".